【ウェブライターの悩み】メールのやり取りで相手に意味が伝わらないときはどうしたらよい?3つ解決法を紹介

クラウドソーシングを使って仕事を受注しているウェブライターの方は、電話や直接会って話す方法ではなく、メールを使ってクライアントとやり取りすることが多いはずです。

問題なくやり取りが進むときもあれば、なかなか相手に意味が伝わらない、あるいは、クライアントのメールの意味がわからないといった問題が発生することもあるでしょう。

友達や両親など、仕事外の相手であれば、電話に切り替えて説明したり、「ちょっと意味がわからないんだけど、どういうこと?」と気軽に聞くことができます。

しかし相手がクライアントとなると、説明すればするほど、変な言い回しになって余計に意味が伝わらなくなったり、「意味がわかりません」と言えず、疑問を抱えたまま仕事をするハメになってしまう場合もあるでしょう。

では、メールのやり取りのなかで、クライアントにメールの意味が伝わらない、相手の言っていることがわからないと感じたときは、どのように対処をするのが良いのでしょうか。

ポイントを以下にまとめました。

1.まわりくどい言い方をしていないか再度チェック

クライアントとやり取りをするとき、丁寧な文章やオブラートに包んだ言い回しを必要以上に使ってしまうと、言いたいことがぼやけて意味が伝わりにくい文面になってしまいます。

ここで以下の2つの文を比較してみてください。

①提案詳細のなかに報酬額が書かれておりませんでした。報酬額がわからないと提案ができません。私はこの記事をぜひ執筆したいと思っているので、どうぞよろしくお願いします。

②提案時に報酬を入力する必要があるのですが、詳細のなかに報酬の記載がありませんでした。金額はいくらで入力すればよいのか、お手数ですが教えていただけますでしょうか?

2つの文章に共通しているのは、「提案したいけれど報酬額がわからない。提案したいので報酬額を教えて欲しい」という点です。

しかし「報酬額が載っていないから教えて欲しい」という内容をストレートに伝えられないと、まわりくどく、一体何を伝えたいのかわからない①の文章になってしまいます。

メールのみで相手とやり取りするときは、伝えたいことを簡潔に書かないといけません。

  • 現状はどうなっているのか
  • クライアントに何をして欲しいのか
  • 私は何を希望しているのか

など、伝えたいことを一度整理して、できるだけスッキリまとめるように心がけると、相手に伝わるメッセージになるはずです。

クライアントに質問をして的外れな答えが返ってきたときは、自分の送ったメールを読み返し、まわりくどい文章になっていないか確認してみてください。

2.リストや画像などを使って伝えてみる

伝えたい内容のなかには、文章だけでは伝わりにくいものもあります。

たとえば何かのサイトの登録手順だったり、編集画面の一部の機能について説明したりなどです。

「右上の四角いアイコンをクリックすると不具合が発生するのですが・・・」という内容は、アイコンと不具合が出たときの画面をスクショしたほうが伝わります。

また、質問事項が複数あり、メッセージが長文になってしまうときは、リストを使って箇条書きで要点をまとめたほうが伝わりやすくなるのです。

仕事を発注してくるクライアントの多くが、自分で文章を書いたり、読んだりするのが苦手な傾向にあります。

自分で記事を書けないからお金を出してライターに書いてもらうわけですからね。

そのため、メッセージのやりとりとはいえど、あまりに長い文章だと、読み切る前に頭が混乱してしまうことがあるのです。

文章だけで伝わりにくいと感じるときは、画像やリストなどを使ってみることを心がけてみてください。

3.わからないときは素直に「わからない」と伝える

もしクライアントから送られてきたメッセージの内容が理解できなくても、決して「こういう意味だろう」と推測のまま仕事を進めないようにしましょう。

なぜなら、万が一思い違いをしていた場合に、大幅な記事の修正をくらったり、疑問を解消せずに間違った解釈で仕事を進めたことで、信頼できない人というイメージを与えてしまう可能性があるからです。

わからないことを「わかりません」と相手に伝えることは、恥ずかしいことでも失礼なことでもありません。

わからないまま仕事を進めるほうが自分にとってはデメリットが大きいので、「これはこのような意味でしょうか?」「どういうことなのか、お手数ですがもう一度説明していただいてもよろしいでしょうか?」と素直に質問しましょう。

あまりにも話が通じない相手との仕事は避けたほうが無難

誰だっていつでも一度で相手へ意思を伝えることはできません。

しかし、特定の相手に対して、あまりに頻繁に「伝わらない」「相手の言っていることがわからない」という状況に陥るのなら、その相手との仕事は今後は控えたほうがよいかもしれません。

理解してもらうための説明や質問に毎回時間を取られてしまうと、収入が下がってしまう原因になる可能性もあります。

それだけでなく、意思疎通がスムーズにできない相手とは、いずれトラブルに発展する可能性も高いのです。

そう考えると、やり取りをそのまま続けるより、新しいクライアントを見つけるほうに時間を使ったほうが得策と言えるのではないでしょうか。